O sistema foi organizado a partir de um mapa mental (Figura 1), elaborado pelo Grupo de Trabalho de Políticas Públicas GT-PP da Embrapa Meio Ambiente, com base na realidade de trabalho deste grupo e com vistas ao sistema ser adaptado à forma de trabalho do GT-PP. O Cadastro das ações em PP parte do princípio que cada ação está vinculada a uma política pública (ramo Política), apresenta uma frente de atuação (ramo Atuação), tem pessoas e instituições envolvidas (ramos Equipe) e segue agendas estratégicas (ramo Agenda).
Os ramos intermediários são os grupos ou classes dos dados que são coletados pelo GT-PP. Os ramos extremos são os dados coletados. Aqueles que são seguidos de asterisco (*) são campos de preenchimento obrigatório para inserir a ação no Sistema. Aqueles que possuem uma figura de "check list" (
) são os que possuem uma lista pré-cadastrada e são selecionados por menu drop down. Aqueles que possuem uma figura de várias pastas (
) são os que aceitam mais de uma entrada. Os dados que possuem essas duas figuras são dados que aceitam várias ocorrências e que essas ocorrências fazem parte de uma tabela pré existente. Os dados que possuem somente a figura de várias pastas são os dados em que as ocorrências são inseridas pelo responsável em registrar a ação em PP em telas específicas para esse cadastro.
Para esclarecer a leitura da figura: no ramo vermelho “Política” a extremidade “Origem” aceita como ocorrência só e somente uma opção entre “Projeto de PD&I”, “Demanda externa” e “Representação Institucional”, sendo que no caso de Projeto será necessário informar o ID do projeto (código SEG) e no caso de “Representação institucional” será necessário informar o nome da representação institucional como está no cadastro do Núcleo de Desenvolvimento Institucional (NDI) da Unidade. Um segundo exemplo é no ramo cinza “Agenda”, com os dados “ODS” e “Meta”. O primeiro tem origem na lista de 17 ODS desenvolvidos pela ONU para a Agenda 2030, contudo, uma política pode estar relacionada a mais de um ODS (e geralmente está). O segundo tem origem na lista das 169 Metas ODS dessa Agenda, podendo a política estar relacionada a uma ou mais metas. Para finalizar, extremidades com “Resultados” do ramo “Atuação”, em laranja, podem ter várias ocorrências, contudo, sem que sejam de uma lista predefinida e extremidades como “Nome” do ramo “Política”, em vermelho, aceitam uma e somente uma ocorrência.
Figura 1. Dados coletados para alimentar a base de dados do GT-PP que irá informar o desempenho da Embrapa Meio Ambiente em ações de Política Pública e os indicadores de acompanhamento do GT-PP. Esses são dados informados pela equipe do GT-PP.
Assim, a dinâmica de cadastro das ações de PP do Sistema de Gestão foi dividida em quatro telas. A primeira tela apresenta os campos do ramo “Política” (vermelho), do ramo “Informações Adicionais”, os campos obrigatórios para o cadastro da ação em PP (seguidos de asterisco) e do ramo “Atuação” (laranja). O ramo intermediário “Evidência”, deste último ramo, foi colocado em tela à parte devido à sua complexidade. A segunda tela apresenta os campos do ramo “Agenda” (cinza). A terceira tela apresenta os campos do ramo “Equipe” (azul) e a quarta tela apresenta os campos do ramo intermediário “Evidência”.